Politique de confidentialité

1. Informations générales

Responsable du traitement

Engagement de protection

AI-COMPANY s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi française Informatique et Libertés.

2. Données collectées

Données d'identification

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone
• Nom de votre établissement, entreprise ou collectivité
• Fonction dans l'établissement

Données de navigation

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Pages visitées et temps passé
• Date et heure de connexion
• Cookies et traceurs (avec votre consentement)

Données vocales de La voix Céleste

Traitées pour le compte de l'établissement appelé, qui en est le responsable de traitement (voir la section 7 bis) :

• Flux audio de l'appel, le temps de la conversation
• Transcription du dialogue
• Données de l'acte demandé (réservation, commande, signalement)
• Métadonnées d'appel : date, heure, durée, numéro appelant

Données d'utilisation du service Omni-Desk

• Messages clients traités
• Statistiques d'utilisation
• Préférences de configuration
• Logs de performance du système

3. Finalités du traitement

4. Base légale du traitement

• Exécution du contrat : Pour fournir La voix Céleste et Omni-Desk
• Sous-traitance (article 28 du RGPD) : Pour les appels et les messages traités pour le compte d'un établissement client, qui en définit les finalités et les durées
• Consentement : Pour les communications marketing et cookies non essentiels
• Intérêt légitime : Pour l'amélioration du service et la sécurité
• Obligation légale : Pour la comptabilité et obligations fiscales

5. Partage des données

Destinataires autorisés

• Personnel autorisé d'AI-COMPANY : Équipes techniques et support client
• Sous-traitants : Hébergeurs, services de maintenance (liés par contrat RGPD)
• Partenaires PMS : Pour l'intégration technique (données techniques uniquement)
• Autorités compétentes : Sur réquisition judiciaire uniquement

6. Durée de conservation

7. Sécurité des données

Mesures techniques

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les transmissions
• Chiffrement des données stockées
• Authentification forte et gestion des accès
• Sauvegardes automatiques et redondantes
• Surveillance continue des systèmes

Mesures organisationnelles

• Formation du personnel à la protection des données
• Procédures de gestion des incidents
• Audits de sécurité réguliers
• Contrats de sous-traitance conformes RGPD

Hébergement

Le site vitrine j-aime.fr est distribué par Vercel Inc. depuis ses points de présence européens. Les traitements applicatifs de La voix Céleste et d'Omni-Desk sont opérés dans l'Union européenne. Pour les collectivités, un pipeline souverain France est disponible avec les éditions Citoyen, sur infrastructure OVHcloud, déployé au démarrage du projet.

7 bis. Données vocales — La voix Céleste

Cette section concerne les personnes qui appellent un établissement équipé de La voix Céleste. Dans ce cadre, AI-COMPANY agit en qualité de sous-traitant de l'établissement appelé, qui reste responsable du traitement et détermine les finalités et les durées.

Ce qui est traité

• Le flux audio de l'appel, le temps de la conversation
• La transcription du dialogue, qui permet à l'agent de comprendre la demande
• Les données nécessaires à l'acte demandé : nom, dates, coordonnées, numéro de réservation
• Les métadonnées d'appel : date, heure, durée, numéro appelant

Information de l'appelant

Dès la première phrase, l'appelant est informé qu'il s'adresse à un assistant vocal automatisé agissant pour le compte de l'établissement et, le cas échéant, que la conversation est enregistrée et transcrite. Cette annonce est une caractéristique du service : l'établissement en choisit la formulation, mais ne peut pas la désactiver. Elle répond à l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle. L'appelant peut demander à tout moment à parler à une personne : le transfert est immédiat.

Conservation

Les durées de conservation des enregistrements, des transcriptions et des historiques sont fixées avec chaque établissement dans son contrat, selon ses obligations propres. Elles vous sont communiquées par l'établissement que vous avez appelé.

Exercer vos droits

Pour un appel traité par La voix Céleste, adressez votre demande à l'établissement que vous avez appelé, responsable du traitement. Nous l'assistons dans un délai qui lui permet de vous répondre dans les temps.

8. Vos droits

Comment exercer vos droits

9. Cookies et traceurs

Types de cookies utilisés

• Cookies essentiels : Nécessaires au fonctionnement du site (pas de consentement requis)
• Cookies analytiques : Google Analytics pour les statistiques de visite
• Cookies de préférences : Mémorisation de vos choix (langue, thème, etc.)
• Cookies publicitaires : aucun. Nous ne déposons aucun traceur de remarketing ni de personnalisation publicitaire.

Gestion des cookies

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies à tout moment via notre bandeau de consentement ou directement dans les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'utilisation du site.

10. Transferts internationaux

Vos données personnelles sont traitées dans l'Union européenne, à l'exception des traitements assurés par nos sous-traitants établis hors UE, listés ci-dessous. Pour ceux-ci, les transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et sur les mesures complémentaires prévues au contrat.

11. Réclamations

12. Modifications de la politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter les évolutions de nos services ou de la réglementation. Nous vous informerons de tout changement significatif par email ou via notre site web.

13. Contact